Agile и гибкие методологии разработки. Модуль 4

В этом модуле вы:
• узнаете, что такое канбан-метод и почему он подходит всем командам;
• научитесь визуализировать задачи, находить и устранять «бутылочные горлышки» и управлять потоком;
• разберетесь, как ставить задачам приоритет и как менять правила своей работы.

Практики канбан-метода

Что если вам нужно перейти на аджайл, но скрам не подходит: у вас нет возможности менять роли в команде или по какой-то причине невозможно настроить работу спринтами. Тогда ваш выбор — канбан-метод, который можно внедрять в любой команде и на любом этапе проекта. Канбан-метод характеризуется визуализацией: карточки, доска и связи. Поэтому все основные практики канбана мы тожеvвизуализировали.

Посмотрите это видео, в нем Михаил расскажет, как и для чего применяется канбан-метод.

Давайте посмотрим, как вы поняли, в чем заключается канбан-метод.

Наконец, в канбан-методе есть еще одна практика — «управление потоком». Под потоком имеется в виду постоянный переход задач из одного состояния в другое, его нужно наблюдать и регистрировать. Если смотреть на рабочий процесс как на поток задач, которые в конце концов переходят в статус «готово», то больше всего нас будет интересовать скорость этого потока. Если поток задач гладкий и быстрый, это значит, что наша система позволяет быстро достигать результата с минимальными рисками и затратами из-за задержек.

Чтобы оценить поток, мы пользуемся кумулятивной диаграммой потока. Она показывает, в каком статусе находятся все задачи на любом этапе проекта. Посмотрите на график ниже, на нем видно, что 7 апреля было сделано 19 задач, 3 задачи находились в процессе работы, 2 проверялись, а 5 еще не начаты.

Кумулятивная диаграмма также поможет вам измерить время решения задач. Для этого есть два параметра.

• Время цикла (cycle time) — время с того момента, как задача берется в работу и доводится до завершения.
• Время выпуска (lead time) — время с момента ожидания задачи в очереди до выпуска.

Как правило, время выпуска будет несколько больше времени цикла, потому что не все задачи берут в работу сразу же после появления. По диаграмме потока вы можете понять, сколько у вас составляет lead time и cycle time, как вы можете работать, чтобы его сократить (например, когда у вас появляются «бутылочные горлышки»).

Как расставлять задачам приоритет

В канбан-методе принято использовать так называемые классы обслуживания, чтобы определять, какой рабочий процесс применяется к задаче. Приоритет зависит от срока выполнения задачи и стоимости задержки. Вы уже знаете, что в духе аджайла — регулярно выдавать заказчику результат, которым он может пользоваться. Поэтому каждый простой может привести к прямым денежным потерям.

Всего классов четыре. Давайте разберем их на жизненных примерах.

1. Ускоренный класс. Неотложная задача, которую нужно сделать прямо сейчас. Например, мы готовим ужин из четырех блюд. Внезапно курица начинает пригорать к сковороде. Это значит, что нам нужно срочно обратить на нее внимание, даже если мы в это время украшали торт. Стоимость от простоя такой задачи большая — как минимум испорченная сковорода и сработавшая пожарная сигнализация.
2. Класс с фиксированной датой. Стоимость задержки этой задачи резко возрастает после определенного периода. Например, у нашей тети день рождения. Нам нужно подготовиться и сделать ей небольшой подарок. Но если мы забудем, то тетя обидится, и, возможно, нам придется заглаживать свою вину более внушительным подарком. Стоимость задержки резко возросла сразу после дня рождения.
3. Стандартный класс. Стоимость задержки растет пропорционально времени. Если мы делаем такие задачи сразу, то получаем выгоду тоже сразу, если откладываем, то получаем ее позже. Например, врач сказал, что нам нужно приходить на лечение зубов каждые три месяца. Мы ходим исправно на осмотры, и в результате у нас красивая улыбка. Можно запустить эту задачу, но тогда зубы все равно придется исправлять позже, если мы не хотим пугать людей.
4. Нематериальный класс. Это задачи, которые нужно делать, но явной выгоды в моменте она не приносит. Например, если мы не будем убираться в квартире каждую неделю, то ничего страшного не произойдет. Но рано или поздно все равно придется сделать генеральную уборку.

Управление изменениями

Принципы — это то, на чем базируется использование канбан-метода в организации. Все принципы можно разделить на две большие группы.

Принципы управления изменениями

Начинайте там, где вы сейчас

Когда мы начинаем использовать канбан-метод, то мы просто выявляем те стадии, через которые проходит работа сейчас. Мы берем доску, расчерчиваем ее по стадиям работы, вывешиваем все карточки, которые символизируют задачи, и получаем картину мира на сегодняшний день. Как правило, для многих команд это очень болезненный акт сам по себе, потому что приходится смотреть правде в глаза: где у нас зависает много задач.

Приветствуйте акты лидерства на каждом уровне

Основная масса информации о том, как дела обстоят на самом деле, находится в руках конечных исполнителей. В компаниях с иерархической организацией, как правило, у таких людей меньше всего возможности влиять на рабочие процессы. Хотя наиболее важной информацией для изменений обладают именно они. В канбан-методе мы равнозначно оцениваем информацию, с какого бы уровня она не приходила.

Улучшайте систему эволюционно

Канбан-метод не требует революции. Мы просто договариваемся, что если мы видим проблемы, то начинаем аккуратно менять рабочие процессы, тем самым улучшая их и свой сервис.

Принципы поставки сервиса

Развивайте правила, чтобы улучшить показатели

Если в скраме мы обучаем сотрудников, то в канбан-методе мы «обучаем» нашу систему — наши правила работы эволюционируют и улучшаются вместе с нашим опытом. Важно смотреть на любые проблемы, особенности или изменения в нашей работе и корректировать правила в зависимости от них.

Выясните потребности и ожидания заказчика

На видео понятно, каким образом продукт доходит до конечного пользователя, как им пользуются и как он приносит деньги. Ответы на эти вопросы должны быть понятны на всех уровнях бизнеса, чтобы люди, которые работают над этим продуктом, понимали, что их сервис требуется для таких-то людей и задач. Если мы подключаем интернет физическим лицам, то для нас правильным показателем будет максимальное количество новых контрактов. Если мы работаем в поддержке, то для нас будет важно минимальное время реакции на инцидент.

Управляйте работой и дайте людям самоорганизоваться вокруг нее

Большинство крупных иерархических структур очень хорошо следят за тем, чтобы человек не сидел без работы. Происходит директивное управление людьми. Проблема в том, что лучший способ предоставить результат конечному пользователю — держать людей недозагруженными. Тогда, если возникает проблема, которую мы не предвидели, у нас есть свободные руки. Если мы менеджеры, то нас должно волновать не то, что сотрудники сидят без дела, а есть ли у нас какие-то незапланированные задачи. Нам нужно, во-первых, идентифицировать такие задачи, а во-вторых — найти на эту работу свободные руки.

Уровни зрелости канбан-метода

У канбан-метода есть так называемые уровни зрелости. Они показывают, как глубоко в организации интегрирован этот метод. В зависимости от уровня зрелости у компании будут появляться новые бонусы.

Например, на персональном уровне вы просто визуализировали свою работу и ограничили незавершенную работу внутри системы. Мы можем получить очень хороший инструмент для управления своим временем. Применив его на уровне отдела, мы уже можем управлять временем группы людей. Обычно это нужно для того, чтобы понять, к какому сроку будет решена какая-то задача.

Использование канбан-метода для управления работой дает практически мгновенный эффект в виде возможности управлять этими цифрами. Если нам нужно получить решение задачки, например, за две недели, то мы можем гарантировать этот срок, используя канбан-метод.

Проверьте себя

Посмотрите на такую историю внедрения канбан-метода.
Все ли правильно делает эта компания?

Перейти к следующему модулю