Функционирует при финансовой поддержке Федерального агентства по печати и массовым коммуникациям (Роспечать)

На длинной дистанции

Какие привычки стоит забрать домой из офиса

Огромные неуютные помещения офисных зданий, жесткий график, дресс-код — все это постепенно уходит в прошлое. И кажется тем более ненужными, когда люди по всему миру вынуждены работать удаленно. На самом деле некоторые офисные практики могут пригодиться в самоизоляции. В совместном материале с «Битрикс24» рассказываем, какие привычки из офиса помогут не растерять продуктивность и здоровье в домашних условиях.

Скорее всего, самоизоляция — это надолго, в лучшем случае еще на несколько месяцев. Это время многие проведут дома в попытках нащупать баланс между работой и личной жизнью.

Работодатели переводят сотрудников на удаленный режим работы, не рассчитывая на их скорое возвращение в офисы. Далеко не всегда это дается легко. В США правительство готовится к тому, что сотни тысяч госслужащих будут вынуждены работать из дома. Однако почти половина американцев никогда не работали из дома, а значит, все процессы придется выстраивать заново. Еще 40 процентов опрошенных считают, что начальство не справится с этой задачей.

В России, по оценкам кадрового агентства Kelly Services, 42 процента компаний способны перевести штат работников на удаленную работу, однако еще 30 процентов не рассматривают такой вариант. Тем временем сотрудники опасаются, что в условиях работы из дома пострадает их продуктивность. Согласно результатам опроса, проведенного сервисом Работа.ру, 31 процент опрошенных россиян работают в прежнем режиме, несмотря на сложную эпидемиологическую обстановку. 14 процентов сотрудников сообщили, что их компании перешли на удаленку полностью. У 15 процентов россиян это произошло частично.

Чтобы наверняка преуспеть в переводе компании на дистанционный режим работы, к этой задаче нужно подходить с умом: существует риск попутно сломать все, что до сих пор прекрасно работало.

  • Cотрудникам будет сложнее отслеживать работу друг друга. Это неизбежно замедлит выполнение даже самых элементарных задач и приведет к падению эффективности.
  • Важные документы, записи звонков, регламенты и поставленные задачи потеряются, останутся незамеченными в массиве сообщений в мессенджерах и в конце концов не будут получены или выполнены в срок. Переход на «удалёнку» хорошо раскрывает слабые места в организации компании — многие процессы вообще не оцифрованы и завязаны на бумажках.
  • Люди будут выпадать из жизни компании и коллектива. Будучи в офисе, они в курсе происходящего в компании. Дома сотрудников по привычке заботят совсем другие вещи, а картина происходящего складывается в лучшем случае неполная, в худшем – неверная.

Необходимо создать единое рабочее пространство, чтобы не допустить этого. Так все рабочие процессы концентрируются в одном месте и будут максимально прозрачны. «Битрикс24» включает в себя все необходимые для этого инструменты.

Пользователи могут создавать посты на конкретных сотрудников, организовывать группы или делиться новостями на всю компанию. Сотрудникам будет проще следить за проектами, контролировать статусы и сроки, расставлять приоритеты и получать обратную связь. Они смогут ставить задачи в пару кликов, разбивать их на подзадачи, снабжать чеклистами и файлами, которые можно хранить на облачном диске. В конечном итоге отказ от сторонних ресурсов поможет избежать хаоса в коммуникациях.

На ситуацию можно взглянуть и с другой стороны: вполне возможно, что офисы — не самое лучшее место для продуктивной работы. Крупные компании постепенно уходят от депрессивных кубиклов, ставших символом худших проявлений офисной жизни. Но и более современные опенспейсы далеко не совершенны. В них сотрудники жалуются на шум, чаще страдают от тревожности и стресса, а также имеют больше шансов заболеть.

Дистанционная работа представляется достойной альтернативой, особенно в отсутствие других вариантов. Перейти на удаленку быстро и без трудностей наверняка не удастся. И с адаптацией и отладкой рабочих процессов могут помочь некоторые офисные привычки.


Практика №1: отдельное рабочее пространство у окна

Сотрудники на удаленной работе немедленно сталкиваются с необходимостью разграничить пространство. Тяжелее всего приходится тем, кто живет не один. Согласно исследованию ученых из Университета Тиссайд, женщины с детьми испытывают больше всего трудностей, пытаясь выстроить баланс между работой и домашними делами. При этом большинство опрошенных согласились, что удаленная работа позволила им гибко распоряжаться своим временем. Некоторые участники исследования также подчеркнули, что в условиях удаленной работы сильнее всего ощущается нехватка пространства.

Переходя на дистанционную работу из дома, прежде всего необходимо организовать комфортное рабочее место. Ученые из Института нейронауки Принстонского университета, чье исследование было опубликовано в The Journal of Neuroscience, выяснили, что беспорядок вокруг мешает человеку обрабатывать информацию и концентрироваться на задачах. Так происходит, потому что множество объектов в поле зрения конкурируют между собой за внимание. И неизбежно рассеивают его. В результате способность зрительной системы обрабатывать информацию падает. Проще говоря, чем меньше посторонних предметов мы видим рядом с собой во время работы, тем лучше.

При этом рабочее место лучше всего обустроить рядом с окном. Группа ученых исследовала 49 офисных сотрудников, среди которых 27 проводили большую часть дня в помещении без окон, а остальные работали при натуральном освещении. Результаты были опубликованы в Journal of Clinical Sleep Medicine. Выяснилось, что натуральное освещение положительно сказывается на качестве сна и общем здоровье сотрудников.

Как офисы стремились к антропоцентричности

В начале XX века дизайн офисов опирался на идеи повышения продуктивности и научной организации пространства, сегодня известные как «Бережливый офис» (Lean office). Этими принципами руководствовался американский инженер Фредерик Тейлор. По нынешним временам результат выглядит пугающе: за работой сотрудников, ровными рядами сидевших в переполненных помещениях, со стороны наблюдали менеджеры.

После Второй мировой войны на смену офисам, вдохновленным принципами тейлоризма, пришли более дружелюбные помещения открытой планировки. Они так же стремились вместить сотни людей, но предлагали значительно больший комфорт: яркое освещение, пробковые потолки, поглощающие шум. И даже столовые и кухни для персонала.

В 1960-х концепция «Офисный ландшафт» (Burolandschaft) с немецкими корнями предложила знакомый современному человеку взгляд на обустройство помещений. Это была попытка найти баланс между индивидуальным и общим пространством. Сотрудников объединяли в небольшие группы, упрощая коммуникацию. Из офисов исчезали перегородки, их место занимали растения.

Параллельно с этим концепция «Активный офис» (Action Office), разработанная американцем Робертом Пропстом, провоцировала большую физическую активность. Она настаивала на сохранении индивидуального рабочего пространства, отделяя сотрудника от посторонних раздражителей высокими стенками. Именно вторая версия Action Office считается прародительницей кьюбиклов. Рабочий день сотрудника проходил в закутке, закрытом с трех сторон. Несмотря на коммерческий успех, Пропст признавал, что реализация проекта обернулась провалом и называл результат «дегуманизирующим».

В конце концов технологии увеличили мобильность сотрудников настолько, что необходимость присутствовать на рабочем месте отпала. Работа переместилась в кафе, парки или домой. Менее формальными стали многие офисные практики и пространства. Сегодня это, как правило, вариация помещений открытой планировки.

Сегодня офисным сотрудникам не нужны ни рабочее место, ни персональный компьютер, а кому-то не нужен даже лэптоп – хватает смартфона, который есть у каждого.

Мобильное приложение «Битрикс24» позволяет оставаться на связи без доступа компьютеру. Контролировать выполнение задач, делиться важными новостями, согласовывать счета и совершать видеозвонки можно со смартфона.


Практика №2: больше растений вокруг

Эстетически привлекательные элементы, в том числе растения, могут повысить продуктивность сотрудников до 15 процентов, говорится в исследовании, опубликованном в Journal of Experimental Psychology. Таковы результаты трех полевых экспериментов, проведенных в офисах в Нидерландах и Великобритании. По мнению авторов, идеи «Бережливого офиса» (предполагающие отсутствие в рабочем помещении нефункциональных предметов) на деле оказываются не столь эффективными.

Созерцание растений также может улучшить способности, связанные с направленным вниманием, говорится в исследовании ученых из Университета Мичигана, опубликованном в Psychological Science. Городская и рабочая среда наполнена раздражителями, которые требуют от человека задействовать определенный механизм обработки информации. В таких случаях мы опираемся на общие познания и учитываем контекст происходящего (top-down processing), расходуя ресурс направленного внимания.

Ученые выяснили, что наблюдение за растениями задействует механизм, опирающийся исключительно на поступающую сенсорную информацию (bottom-up processing) и позволяет восстановить ресурс направленного внимания. В правильном офисе всегда есть растения. Будет хорошо, если там, где вы обустроили себе рабочее место, компанию вам составят несколько цветов.


Практика №3: отказ от пижамы

Когда-то непременным атрибутом офисного работника была строгая одежда. Со временем требования к внешнему виду стали мягче, однако работать в пижаме — все еще не лучшая из возможных идей, в том числе с точки зрения науки. Исследование ученых из Университета Нортвестерн (Northwestern University), опубликованное в Journal of Experimental Social Psychology, позволяет предположить, что одежда определяет наше восприятие себя и может влиять на эффективность в решение различных задач.

В ходе нескольких экспериментов исследователи наблюдали, как наделенная символическим значением одежда влияет на два типа внимания: избирательное (способность фокусироваться на релевантных стимулах и игнорировать нерелевантные) и постоянное (способность сохранять концентрацию на продолжительной деятельности).

Сначала группу старшекурсников случайным образом разделили. Одну половину попросили надеть лабораторные халаты, другую — обычную уличную одежду. Затем им предложили пройти тест на несоответствия. Испытуемые в лабораторных халатах сделали вдвое меньше ошибок. Во время второго эксперимента участники должны были обнаружить несущественные отличия между двумя картинками. Как и в прошлый раз, часть испытуемых была в халатах. Остальные только видели халат либо облачились в форму маляра. Лучшие результаты продемонстрировали испытуемые в лабораторных халатах.

В качестве финального эксперимента участникам предложили, глядя на одежду лаборанта и маляра, написать небольшое эссе, якобы предназначенное для чиновников из разных уголков США. Чиновники эти раздумывали над введением обязательной формы одежды. И снова больше всего деталей отметили те, кто в это время были в лабораторных халатах.

На основании полученных результатов авторы заключили, что психологические процессы могут зависеть как от символического смысла, так и от физического опыта ношения одежды.


Практика №4: живое (насколько возможно) общение

В условиях изоляции возрастает риск почувствовать себя одиноким: сотрудник лишен возможности пройтись до кулера или выйти на перекур, чтобы поговорить с коллегами. Поэтому общаться нужно продолжать, используя все доступные средства. В противном случае утрата опыта живого общения может обернуться серьезными последствиями — физическими и эмоциональными.

Группа исследователей из Университета Бригама Янга, чей обзор литературы опубликован в журнале Perspectives on Psychological Science, сообщает, что социальная изоляция связана с ростом риска ранней смертности в среднем на 26 процентов. Стрессовая реакция организма на недостаток общения приводит к повышению уровня кровяного давления. Также из-за нее растет уровень кортизола — гормона, который принимает участие в развитии стрессовых реакций. Кроме того, ощущение социальной изолированности ассоциируется с повышенной склонностью к суициду.

При этом важно не отказываться от живых разговоров в пользу переписки в мессенджере. В исследовании группы ученых, опубликованном в журнале Evolution and Human Behaviour, говорится, что живой разговор способствует понижению уровня кортизола и повышению уровня мочевого окситоцина — гормона, ответственного за поддержание дружеских взаимоотношений. Ничего подобного не наблюдается, если человек общается с людьми в мессенджере. Это позволяет ученым предположить, что за гормональные изменения отвечает знакомый звук голоса.

Так что есть смысл время от времени проводить виртуальные кофе-брейки, а летучки превратить в ежедневную практику и пользоваться для этого видеосвязью.

«Битрикс24» позволяет проводить видеоконференции на 12 человек без ограничения по времени. И это не все. Сервис также включает в себя корпоративный мессенджер и календарь, а также дает возможность интегрировать мессенджеры и соцсети. Удаленная работа требует по-новому выстраивать коммуникацию внутри компании. И делать это нужно как можно быстрее, пока сотрудники не почувствовали себя изолированными.

Где лучше — в офисе или дома?

У многих людей теперь нет выбора: им приходится работать из дома. Эта вынужденная изоляция — повод поразмыслить о том, какой режим работы может быть комфортнее в будущем и почему.

Согласно исследованию ученых из Бирмингемского университета, опубликованному в журнале Work and Occupations, большая автономия, в том числе возможность работать из дома, способствует улучшению самочувствия сотрудников. При этом для женщин, занятых домашним хозяйством и уходом за детьми, гибкий график и отсутствие привязки к рабочему месту оказались важнее, чем для мужчин.

Различные исследования также обнаружили, что дистанционная работа положительно сказывается на удовлетворенности и производительность труда и более того — может усиливать чувство сплоченности сотрудников. Вопреки ожиданиям, на дистанционной работе люди склонны работать больше, чем их коллеги в офисах. Например, они чаще отвечают на письма, когда рабочий день еще не начался или уже подошел к концу.

Но положительный эффект наблюдается не всегда. Метаанализ научных работ, проведенный исследователями из Университет штата Пенсильвания, свидетельствует, что отношения между коллегами становятся хуже, если они взаимодействуют удаленно более трех дней в неделю. Среди недостатков дистанционного режима работы отмечаются ощущение социальной изоляции, риск быстрого выгорания и размывание границ между личной и профессиональной жизнью.

Все сводится к тому, что удаленная работа — это не совершенно точно плохо и однозначно не всегда идеально. Эффективным, хотя бы и в качестве временной меры, этот инструмент делает правильная реализация.

Чтобы компании несли меньше убытков при переводе сотрудников на дистанционную работу, «Битрикс24» снял ограничение на количество «бесплатных» пользователей. Теперь компании любого размера могут использовать сервис бесплатно.

Вам не нужно платить за 2-5-10 разных продуктов (корпоративный мессенджер, CRM, таск-менеджер, облачный диск интеграция телефонии-мессенджеров-соцсетей), все в одном продукте. К тому же использование одного сервиса помогает избежать беспорядка в коммуникациях, снижения эффективности и финансовых потерь.


Дмитрий Левин

Нашли опечатку? Выделите фрагмент и нажмите Ctrl+Enter.