Командировка на миллион

В России индустрия бизнес-путешествий сформировалась относительно недавно: долгий путь от ручной выписки авиабилетов и брони гостиниц до современных технологий. Правда, далеко не все компании используют инструменты для оптимизации расходов. Вместе с сервисом OneTwoTrip for Business редакция N + 1 разбирает пять самых распространенных ошибок при организации командировок.

1. Непродуманная тревел-политика организации

Задача:

Чтобы научиться экономить на бизнес-поездках, нужно определить, в какую сумму обходятся командировки сотрудников. Здесь и начинаются первые сложности. Как собрать все данные?

Например, для брони билетов компания пользуется услугами сразу нескольких агентств, отели сотрудники выбирают себе самостоятельно, а контролирует тревел-политику исключительно внутренняя система.

Получается, что у компании нет единого источника данных, а значит, она не может точно оценить свои расходы и экономический потенциал.

Работа над ошибками:

Тревел-политика — это важный для компании документ, который спасет психическое здоровье бухгалтера, секретаря и руководителя перед Новым годом. Тревел-политика содержит ответы на все вопросы, относящиеся к бизнес-поездкам: бронирование билетов и гостиниц, непредвиденные расходы, подачи заявок на визы, аренда автомобиля и так далее.

За год исполнения правильно составленной тревел-политики экономия на бизнес-поездках может составить 30 процентов. Моделировать свою тревел-политику удобнее всего на базе рабочей онлайн-платформы OneTwoTrip for Business.

Сервис подойдет компаниям любого размера: и со штатом несколько человек, и крупным корпорациям. Подключение к системе бесплатно. Данные сотрудников вводятся в личном кабинете всего один раз, а после включается автозаполнение.

2. Сотрудничество с одним оффлайн-агентством

Задача:

Многие компании на протяжении нескольких лет могут пользоваться услугами только одного агентства делового туризма. Что в этом плохого? Верность — это замечательно. Но с таким поэтичным подходом вы пропускаете и изменения в индустрии, и возможность сэкономить.

Кроме того, у большинства агентств ограничен выбор авиабилетов и отелей, тем более выгодных предложений. А переписки с агентами могут занять целый день: в письме вы подробно описываете свои требования, затем агент обрабатывает запрос и занимается поисками вариантов. Этот процесс может растянуться на несколько часов или даже дней.

И не забывайте о том, что вы платите фиксированную комиссию агентству за каждую операцию. Когда-то это было необходимостью, сейчас у компаний есть выбор: переплачивать или существенно сэкономить и справиться своими силами, например, воспользовавшись онлайн-сервисом.

Работа над ошибками:

Сервис OneTwoTrip for Business работает по системе «все включено»: в его базе билеты 800 авиакомпаний, в том числе лоукостеры, ж/д билеты по России и Европе, более двух миллионов вариантов размещения в отелях по всему миру.

Бронь и оплата производятся в одном кабинете и занимают в среднем не больше двух минут. Есть доступ к выгодным предложениям, и никакой абонентской платы или скрытых комиссий. Для корпоративных клиентов цены бывают даже ниже, чем на портале для физических лиц. Можно использовать персональные карты лояльности авиакомпаний.

У OneTwoTrip for Business есть партнерские программы с банками, так что при оплате с корпоративной тревел-карты компании получают кэшбек бонусами.

3. Мертвые души

Задача:

И какой русский не любит быстрой езды? Путешествовать, так бизнес-классом, наконец выспаться в президентском номере и заказать себе двух лобстеров на якобы деловой ужин. Платит все равно компания.

Некоторые сотрудники ухитряются даже заработать на командировках: оформляют авиа- или железнодорожные билеты на уволившихся коллег, а затем сдают их и забирают деньги.

Были случаи, когда подобные махинации проводились в союзе с агентствами по деловому туризму. Игры с «мертвыми душами» могут измеряться миллионами рублей ущерба для компаний.

Работа над ошибками:

В OneTwoTrip for Business есть специальные инструменты контроля. Сотрудники могут самостоятельно бронировать и покупать билеты, не выходя за рамки установленного лимита.

Например, некоторые сотрудники могут бронировать билеты только эконом-класса и гостиницы до 3 звезд. Есть возможность также ввести ограничения по общей стоимости командировки. Лимиты компания подбирает индивидуально. У генерального директора при этом таких ограничений может не быть.

Кроме того, у сервиса есть опция согласования деловой поездки. Скажем, согласно тревел-политике компании, командировку сотрудника перед покупкой должен подтвердить его руководитель и HR. Эту настройку можно установить внутри системы.

Сотрудник выбирает билеты/отели, его руководителю/HR приходит письмо о необходимости согласования. Как только оно получено, можно покупать билеты.

4. Форс-мажоры

Задача:

Далеко не каждый сотрудник следует четкому своду командировочных правил. Например, может опоздать на рейс или решает вопрос с отелем в самый последний момент.

В итоге ему срочно нужно сдать и купить новые авиабилеты или ночью забронировать гостиничный номер в городе N. Или уехать на поезде в город M, ведь он по случайности перепутал населенные пункты.

Работа над ошибками:

На такой случай в OneTwoTrip for Business есть служба поддержки. Она работает круглосуточно и без выходных — ведь форс-мажоры, как правило, случаются в нерабочее время. Операторы отвечают не только по телефону или почте, но также в мессенджерах VK, Facebook, Telegram, WhatsApp.

Кроме того, справиться с непредвиденной ситуацией в командировке сотрудник сможет и самостоятельно. Например, в личном кабинете есть возможность обменять или вернуть билеты: если кнопка «отменить» будет активна, возврат — бесплатный. Или же, если сотрудник решил поменять даты поездки и нужен обмен, система предложит доступные варианты, а также определит, сколько необходимо доплатить.

Заказы, брони и билеты хранятся в личном кабинете, все маршрутные квитанции и ваучеры приходят на электронную почту.

5. Путаница с отчетностью

Задача:

Чтобы избежать дополнительных налогов на сотрудников, вернувшихся после командировки, необходимо строго запрашивать документы, подтверждающие расходы во время бизнес-поездки. На практике этот процесс может занять довольно много времени.

Кроме того, если в компании нет рабочей системы по расчету затрат на командировки, сотрудник вынужден оплачивать некоторые расходы за счет собственных средств.

Работа над ошибками:

Сервис OneTwoTrip for Business предоставляет удобные способы оплаты: услуги можно оплачивать корпоративной картой или воспользоваться депозитом по счету, возможна постоплата. Информация о покупке автоматически подгружается в отчетность.

Все финансовые и бухгалтерские отчеты о командировках появляются в разделе «Документы». К ним можно настроить доступ: например, только для бухгалтера и секретаря. Компания сама определяет, как часто она будет получать отчетность.

Документы о командировках хранятся неограниченное время и доступны в любой момент. Оригиналы можно получить по почте или курьером. Есть возможность интегрировать их в электронный документооборот.

OneTwoTrip for Business — это не только удобный и современный инструмент для планирования командировок, но и сервис, который помогает оптимизировать командировочные расходы.